Kiat Belajar Bahasa Indonesia: Surat Lamaran Kerja

Surat Lamaran Kerja

A. Pengertian Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja atau job application latter adalah surat yang didefinisikan sebagai sebuah surat, baik yang ditulis pada lembaran kertas atau juga ditulis dengan menggunakan media elektronik yang dibuat oleh seseorang yang sedang mencari kerja, baik yang belum pernah bekerja maupun yang sudah pernah bekerja untuk mengisi lowongan kerja yang ditawarkan oleh pihak lain, baik perseorangan, organisasi perusahaan, instansi pemerintah.

Menurut Suryanto (2006:73) untuk menulis surat lamaran kerja harus memiliki keterampilan dan kemahiran terutama dalam hal:

a) Penguasaan bahasa secara baik dan benar

b) Pengetahuan kedudukan masalah yang dipersoalkan serta latar belakangnya

c) Maksud dan tujuan surat

d) Kemampuan tentang posisinya dalam membuat suarat artinya terhadap siapa atau untuk siapa surat itu diberikan.

Berdasarkan urauian di atas dapat disimpulkan bahwasannya surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat oleh pencari pekerjaan dan ditujukan oleh pembuka lowongan kerja dengan menguasai ke empat keterampilan tersebut di atas.

B. Format Penulisan Surat Lamaran Kerja

Menurut “Buku Keterampilan Dasar Menulis”, Dalam penulisan surat lamaran kerja harus sesuai bagian-bagian surat berikut:

1) Tempat dan tanggal pembuatan surat

2) Lampiran

3) Perihal surat

4) Alamat surat

5) Pembuka surat (diberi sapaan seperti “Dengan hormat”)

6) Isi surat

- Alinea pembuka

- Alinea isi

- Alinea penutup

7) Penutup dan tanda tangan (pembuat surat).

Contoh format lamaran kerja:

C. Bagian-Bagian Surat Lamaran Kerja

a. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Tempat dan tanggal pembuatan surat harus dicantumkan, hal ini berfungsi untuk:

Memberi tahu penerima di mana dan kapan surat itu dibuat.
Memudahkan pelacakan kalau terjadi keterlambatan respons dari penerima surat.
Memudahkan pengarsipan.
Menjadi acuan dalam merespons atau menindaklanjuti surat tersebut.

Dalam menulis waktu pengiriman surat, ada beberapa hal yang perlu diperhatiikan.

1) Tanggal, bulan, dan tahun, harus ditulis lengkap, tanpa menyingkatnya, misalnya, 10 Mei 2013, bukan 10-5-2013, salah satu kegunaannya adalah untuk menghindari kekeliruan penulisan.

2) Pada akhir tanggal, bulan, dan tahun surat, tidak diikuti tanda baca apa pun.

b. Lampiran

Lampiaran biasa disingkat Lamp. Adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat, misalnya biodata, atau dokumen penting lainnya. Penulisan lampiran memungkinkan penerima surat mengetahui sejak awal adanya sesuatu yang disertakan bersama surat itu.

Dalam menulis lampiran, perhatikan hal berikut ini.

Penyebutan adanya lampiran sebaiknya dicantumkan pada notasi lampiran dan isi surat. Pada notasi lampiran dapat dituliskan jumlahnya saja, misalnya.

- Lampiran : Tiga lembar

- Lampiran : Satu berkas

- Lampiran : 30 eksemplar

- Lampiran : Satu bundel

Jika yang dilampirkan lebih dari satu macam dan pengirim surat ingin merincinya,

maka perincian itu dinomori dan diurutkan ke bawah, misalnya:

Lampiran : (1) Satu lembar formulir pendaftaran

(2) Satu lembar sertifikat

(3) Satu lembar foto kopi ijazah

(4) SKCK

2. Ketentuan di atas hanya berlaku jika pada sebuah surat dilampirkan sesuatu. Jika tidak ada yang dilampirkan, tulisan Lampiran atau Lamp. Tidak perlu dicantumkan. Kalaupun tetap dicantumkan, berikan tanda hubung (-) atau angka nol (0) sesudah notasi tersebut.

3. Kata Lampiran atau Lamp. Diikuti oleh titik dua. Huruf awal penyebutan isi lampiran ditulis dengan huruf besar, sedangkan huruf lainnya dengan huruf kecil, pada akhir lampiran tidak perlu dituliskan tanda baca apapun.

c. Hal

Hal digunakan untuk mencantumkan pokok ataun inti persoalan yang akan menyampaikan dalam sebuah surat dinas. Bagian ini memudahkan penerima surat mengetahui dengan segera sesuatu yang dibicarakan dalam surat itu.

Dalam menulis hal, perhatikan rambu-rambu berikut:

1) Pokok atau inti surat ditulis secara singkat dan jelas, yang dapat mencerminkan isi surat.

2) Kata “Hal” diikuti tanda baca titik dua (:).

3) Huruf awal pertama kata hal ditulis dengan huruf kapital, sedangkan yang lainnya ditulis dengan huruf kecil jika kata-kata itu bukan merupakan nama.

Isi hal tidak diikuti oleh tanda apa pun.

(1) Contoh penulisan hal surat yang salah

- Hal : Permohanan untuk kerja sebagai sales marketing di PT.

Sinar Sosro.

- Hal : Permohonan melamar kerja sebagai staf manager

(2) Contoh penulisan hal surat yang benar

Hal : Permohonan kerja

d. Alamat surat yang dituju

Alamat surat yang dituju digunakan sebagai petunjuk langsung orang yang menerima surat, alamat yang dituju ini sebenarnya tertulis pula dalam sampul surat. Alamat yang dituju ini juga dapat berfungsi sebagai alamat luar untuk surat yang menggunakan sampul berjendela.

Dalam menulis alamat surat., perhatikan hal-hal berikut ini!

1) Alamat surat tidak perlu diawali dengan “Kepada”, tetapi cukup dituliskan “Yth.” Atau Yang terhormat. Jika diperlukan, kata tersebut dapat diikuti dengan kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr/Saudara. Akan tetapi, kalau surat itu ditujukan kepada organisasi atau perusahaan, maka penulisan Yth. atau Yang terhormat tidak diperlukan tidak perlu diikuti kata sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr/Saudara.

Contoh :

Yth. Bapak Sukamto

Jalan Pramuka No. 12. Jatiseeng, Ciledung

Cirebon

Yth. Direktur Pendidikan Guru dan Tenaga Teknis

Jalan RS Fatmawati Cipete,

PT Panca Sakti

Jalan Raya Parung No.122

Bogor 16330

2) Ada kalanya penulis surat tidak tahu secara persis nama yang dituju oleh suratnya. Ketidaktahuan itu mungkin disebabkan penulis tidak mengenal struktur organisasi atau birokrasi instansi yang ditujunya. Untuk mengatasi hal itu, gunakan alamat yang umum saja, seperti pimpinannya.

Contoh alamat yang salah:

Yth. Bagian HRD PT Sinar Sosro

Jalan Cabe Raya, Ciputat, Tanggerang 15418

Kalau tidak tahu, penulis dapat mencantumkan alamat surat seperti berikut.

Yth. Manager HRD PT Sinar Sosro

Jalan Cabe Raya, Ciputat, Tanggerang 15418

3) Alamat surat tidak diikuti oleh tanda baca apapun

Hal yang perlu diketahui tidak semua instansi mencantumkan alamat tinggal atau kantor penerima surat secara lengkap. Alasannya, alamat lengkap sudah tercantum pada sampul surat. Oleh karena itu, pada alamat dalam surat hanya dicantumkan nama atau jabatan penerimanya saja. Misalnya:

- Yth. Sdr. Drs. Wawan Rusmanto

- Yth. Direktur Utama PT Exxon Mobil

- Yth. Manager HRD PT Sinar Sosro

e. Salam pembuka

Pencantuman salam pembuka sepertinya halnya salam penutup, tidaklah wajib. Banyak instansi yang tidak menggunakannya dalam suarat dinas mereka. Tetapi dalam penulisan surat lamaran kerja, biasanya diawali dengan salam pembuka.

Salam pembuka merupakan sapaan hormat penulis surat sebelum dia mengemukakan persoalannya. Dalan penulisannya, huruf awal kata pertama salam pembuka ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata berikutnya ditulis dengan huruf kecil. Kemudian, setelah salam pembuka, sepertri halnya salam penutup, diikuti dengan tanda koma (,). Pemakaian tanda koma ini hanyalah kesepakatan. Oleh karena itu, salam pembuka tidak dapat dianggap sebagai bagian dari kalimat pertama surat, kecuali kalau salam pembuka itu diintegrasikan ke dalam alenia isi (tubuh surat).

Ungkapan yang biasa dipergunakan untuk salam pembuka diantaranya adalah:

- Dengan hormat,

- Bapak ... yang terhormat,

- Salam sejahtera

- Salam pramuka

- Assalamualaikum Wr. Wb.,

f. Isi Surat

Isi suarat merupakan bagian surat yang dipergunakan untuk menyatakan persoalan dalam surat tersebut. Penyampaian pesan ingin dikemukakan penulis surat ditentukan oleh kejelasan bagian ini. Isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup. Bagian-bagian ini tidak selalu dituliskan dalam bentuk paragraf.

1) Bagian pembuka

Bagian pembuka adalah pengantar isi surat yang berfungsi untuk mengarahkan pikiran penerima surat kepada pokok permasalahan yang akan dikemukakan. Untuk surat yang merupakan pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau pertanyaan, kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali bagian pembuka di antaranya sebagai berikut.

- Dengan ini saya beritahukan...

- Bersama ini saya sampaikan berkas-berkas...

- Perkenankanlah saya sampaikan...

Untuk surat tanggapan atau jawaban, kalimat pengantar yang lazim dipergunakan di antaranya adalah sebagai berikut.

- Sehubungan dengan informasi yang saya dapat dari...

- Berkenaan dengan iklan yang terdapat pada surat kabar...

- Berdasarkan iklan yang terpasanga pada...

2) Bagian isi

Bagian isi merupakan pokok persoalan surat yang memuat pesan yang dikemukakan atau diinginkan penulis dari penerima surat. Mengingat pentingnya bagian surat ini, penulis surat hendaknya mengemukakan maksudnya dalam bahasa yang baik dan benar, jelas, lugas, sopan, dan mudah dipahami penerima surat. Dalam menulis surat haruslah mempersiapkan apa-apa yang menjadi kebutuhan dalam berkirim surat, di antaranya:

(1) menentukan sasaran surat “Siapa yang akan dikirim surat”,

(2) menetapkan materi surat “Apa yang akan dikemukakan dalam surat itu?”,

(3) menentukan maksud surat ‘Apakah tujuan mengirim surat? Apakah yang diinginkan melalui suarat? Apakah hanya sekedar

menginformasikan atau menginginkan tanggapan saja?’.

Dalam hal ini yang harus diperhatikan adalah ragam dan banyaknya pokok persoalan yang dikemukakan. Bila pokok persoalan yang disampaikan hanya satu macam, penerima surat akan relatif mudah menangkapnya. Tetapi bila pokok permasalahan itu lebih dari satu, tulislah setiap pokok persoalan secara runtut. Kalau pokok persoalan itu memerlukan pengungkapan yang agak panjang, kiata dapat menggunakan nomor urut untuk menandainya.

Hal lain yang perlu diperhatikan adalah penggunaan ungkapan penghubung atau transisi antara kalimat alenia pengantar bagian pembuka dengan bagian isi atau antara kalimat dalam bagian isi. Memang keterhubungan itu tidak terlalu memerlukan pemakaian ungkapan transisi secara eksplisit.

3) Bagian penutup

Bagian penutup menandakan bahwa paparan persoalan pokok isi surat telah selesai. Bagian ini dipergunakan untuk menyimpulkan atau mempertegas surat serta mengungkapkan imbauan, harapan, atau keinginan serta menyampaikan terimakasih (jika diperlukan) penulis surat. Oleh karena itu, bagian ini hendaknya diungkapkan secara singkat, tegas, tanpa basa-basi yang berlebihan, dan tanpa mengulang kembali apa yang telah ditulis sebelumnya.

(1) Contoh bagian penutup yang baik:

- Atas perhatian bapak saya sampaikan terima kasih.

- Semoga bapak dapat mengabulkan permohonan saya.

- Atas perhatian bapak saya ucapkan terimakasih.

(2) Contoh bagian penutup yang kurang baik:

- Atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih.

- Semoga permohonan ini dapat bapak kabulkan.

- Atas perhatiannya kami ucapkan banyak terima kasih.

g. Salam penutup dan tanda tangan

Seperti halnya sala penutup, pemakaian salam penutup juga sifatnya tidak wajib, tapi dalam penulisan surat lamaran kerja sebaiknya

menggunakan salam penutup.

Salam penutup ditempatkan setelah isi surat dan diikuti dengan tanda baca koma (,). Gunanya untuk menunjukan keakhraban atau rasa hormat penulisnya. Bunyinya bisa beramacam-macam tergantung pada posisi atau hubungan antara pengirim atau penerima surat. Tanda tangan dituliskan dibawah salam penutup. Kata-kata yang biasa digunakan untuk salam penutup dan penempatan tanda tangan di antaranya: